Checklist para organização de retiro
1. REUNIÕES □ Datas das reuniões da organização □ Reunião com toda a equipe de serviço. Vai ter?
Nessas reuniões é importante manter a clareza e agilidade
2. CRONOGRAMA □ Elaboração do cronograma □ Prever atrasos, imprevistos e segundas opções
□ Definir responsáveis para durante o retiro acompanhar o cumprimento do cronograma.
□ Designar um responsável por manter os responsáveis de cada atividade específica avisados sobre o tempo que dispõem para cada atividade, se houve alguma alteração de última hora ou não
3. MISSA E CONFISSÕES
□ Entrar em contato com o(s) padre(s)
□ Providenciar o material litúrgico
4. PREGADORES □ Definir e entrar em contato com os pregadores, já tendo em mente possíveis segundas opções
□ Elaborar e enviar para os pregadores a sinopse de cada pregação. Esse é um recurso muito bom para deixar claro para o pregador em qual direção se espera que o retiro caminhe. Alguns temas de pregações são muito abrangentes e apenas falar o título para o pregador, pode fazer com que o tema seja abordado bem fora do contexto geral do retiro
□ Assegurar que as pregações não sejam momentos isolados, mas partes do todo do retiro, dispostas numa ordem que favoreça o objetivo do retiro ser alcançado
5. MÚSICA □ Definir quem fará parte da equipe de música □ Averiguar a necessidade de equipamento de som
□ Providenciar meios para transportar os equipamentos
□Apresentar aos músicos o cronograma, objetivo e metodologia do retiro
□Designar alguém da coordenação para ser o elo de comunicação com os músicos (caso entre eles não haja ninguém da coordenação).
6. INTERCESSÃO □ Organizar uma equipe
□ Elencar as principais necessidades e dificuldades (humanas e espirituais) para o retiro acontecer
Rezar por tudo que falta para o retiro confiando na providência de Deus acolhendo o que Ele irá proporcionar □ Fazer uma escala, através da qual os intercessores/servos se revezem em oração, mantendo abertura para o que Deus quiser direcionar ou mudar no cronograma. Ter sempre atenção à realidade espiritual do retiro □ Escolher um responsável por colher da intercessão as moções e levá-las para a coordenação e levar as intenções de oração da coordenação e participantes para a intercessão 7. COZINHA □ Definir uma equipe e coordenação própria
□ Deixar claro os horários em que as refeições devem estar prontas
□ Verificar se na cozinha há todos os utensílios que serão necessários
8. DECORAÇÃO □ Definir o que fazer em cada ambiente e o material necessário □ Comprar os itens
□ Estabelecer prazo e responsabilidades dentro da equipe de decoração (quem vai fazer, o que, onde e até quando)
9. TEATRO □ Escolher quais peças/esquetes serão apresentadas
□ Comunicar os envolvidos
□ Agendar ensaios
□ Providenciar itens necessários para cenografia, figurino e efeitos sonoros
10. DIVULGAÇÃO E INSCRIÇÕES □ Definir um plano de comunicação (Onde fazer a divulgação? Por quais meios e para qual público?)
□ Redigir o formulário de inscrição □ Estabelecer uma meta de inscritos □ Preparar o que será necessário para comunicar aos inscritos quando o retiro se aproximar (informativos e motivação)
11. FINANCEIRO □ Estipular qual o custo máximo do retiro
□ Prever o custo das coisas: alimentação, local do retiro, decoração e lembrancinhas, transporte (ônibus e combustível)
□ Calcular o custo do retiro dividido pelo número de pessoas. É um custo viável? Se não, como arrecadar o que vai faltar?
□ Projetar qual será a entrada financeira: quanto será arrecadado com as inscrições?
12. COMPRAS □ Escolher local, quantidade e lista de compras □ Definir forma de pagamento (dinheiro, cheque, cartão de quem? Em geral os grupos e pastorais não tem conta bancária, cartões ou reserva de dinheiro antes dos retiros para poder pagar as compras. Por isso é importante ter também esse item no planejamento)
13. TRANSPORTE □ Fazer cotação de preço e escolha da empresa de ônibus □ Estabelecer o horário de saída e retorno, bem como o local já está acertado □ Verificar a disponibilidade de carros e motoristas para eventuais necessidades durante o retiro □ Programar o traslado e logística de caronas, buscas e devoluções de pessoas ou itens ao longo do retiro
Ps: Em cada coisa é importante que haja clareza sobre quem é o responsável por determinado item, como deve ser realizado e qual o prazo máximo para ter essa realidade resolvida.
